B I J L A G E B1

Secretaris

Algemeen: hij kan ook gelezen worden als zij en andersom.

Een optimaal verloop van de werkprocessen binnen de voetbalvereniging s.v.Concordia-W door middel van secretariële en administratieve ondersteuning.

Hij is allereerst verantwoordelijk voor de interne structuur. Hij moet er dus voor zorgen dat alle informatie op een deugdelijke manier wordt opgeslagen zodat het voor de overige bestuursleden (en teams van de toekomst) makkelijk is terug te vinden.
Hij is verantwoordelijk voor de benodigde voorraad aan kantoorbenodigdheden, zoals papier, ordners, formulieren etc.
Hij is, naast de voorzitter, ook verantwoordelijk voor structuur van de communicatie. De interne communicatie (ervoor zorgen dat alle bestuursleden van elkaars activiteiten op de hoogte zijn) en externe communicatie (zoals post en e-mail).
Hij zorgt dus ook voor het versturen van brieven naar relaties en (potentiële) partners.
De taak van de secretaris is eigenlijk een taak in dienst van het bestuur, De belangrijkste zijn:

a. Post halen, uitzoeken en zorgen dat het bij de juiste personen?adressen terecht komt,

b. het opstellen van de agenda voor de bestuursvergadering in samenspraak met de voorzitter,

c. het notuleren van vergaderingen en er voor zorgen dat alle bestuursleden bijtijds alle informatie tot zijn beschikking heeft,

d. de jaarkalender bijhouden van allerlei activiteiten en actiepunten,

e. weet om te gaan met vertrouwelijke stukken.